Zarządzanie transportem od zlecenia klienta do faktury w KSeF
Transportmatic to system TMS, w którym firmy spedycyjne i przewoźnicy prowadzą zlecenia, planują flotę i podwykonawców, monitorują przewozy z ETA, rozliczają koszty i wystawiają faktury wysyłane do KSeF. Jedno źródło danych dla spedytorów, dyspozytorów, kierowców i działu finansów.
- Planer trasy PTV z opłatami drogowymi
- ETA z czasem pracy kierowcy
- Aplikacja kierowcy z GPS
- Kredyt kupiecki
- Faktury FA(3) w KSeF
Jeden system dla różnych modeli działalności transportowej
Transportmatic obsługuje zarówno spedycję opartą na przewoźnikach zewnętrznych, jak i przewozy własną flotą. Oba modele działają w tym samym procesie, dzięki czemu marża i dokumenty liczone są w jednakowy sposób.
Firmy spedycyjne
Zlecenia od klientów, zlecenia dla przewoźników, weryfikacja podwykonawców, kontrola marży i należności.
Rozwiązanie dla spedycji 02Przewoźnicy z flotą
Plan pojazdów i kierowców, terminy floty, karty drogowe, koszty przejazdu i aplikacja dla kierowców.
Rozwiązanie dla przewoźników 03Grupy spółek
Wiele firm własnych w jednej organizacji, z osobną numeracją, rachunkami, walutą i konfiguracją KSeF.
Firmy własne 04Zarząd i finanse
Rentowność zleceń, marża spedytorów, należności, limity kredytu kupieckiego i faktury w KSeF.
Finanse i należnościProblemy, które Transportmatic rozwiązuje na co dzień
Większość strat w spedycji nie wynika z jednego dużego błędu, lecz z wielu drobnych: przepisanego adresu, przeoczonego terminu, faktury wystawionej tydzień za późno, klienta, który przestał płacić, a nadal zamawia przewozy.
Zlecenia w skrzynkach, arkuszach i notatkach
Nikt poza spedytorem prowadzącym nie zna aktualnego stanu przewozu, a zmiany ustalone telefonicznie nie zostawiają śladu.
Karta zlecenia z historią zmian
Trasa, ładunek, realizacje, dokumenty, finanse, komentarze zespołu i pełna historia zmian w jednym miejscu.
O spóźnieniu informuje klient
Spedytor dowiaduje się o opóźnieniu, gdy klient dzwoni z pytaniem o towar.
ETA co 30 minut z czasem pracy kierowcy
System przelicza przyjazd z aktualnej pozycji i oznacza zagrożony termin, zanim minie okno rozładunku.
Klient nie płaci, a zlecenia są dalej przyjmowane
Należności rosną, bo nikt nie zestawia nieopłaconych faktur z nowymi zleceniami tego samego klienta.
Kredyt kupiecki z blokadą przyjęcia
Limit obejmuje faktury nieopłacone i zlecenia niezafakturowane. Zlecenie ponad limit nie zostanie przyjęte.
Przepisywanie danych do dokumentów i faktur
Ten sam adres i ta sama kwota są wpisywane do zlecenia przewoźnika, CMR, faktury i programu księgowego.
Dokumenty i faktury z danych zlecenia
Zlecenie, CMR, zlecenie dla przewoźnika i faktura powstają z danych wpisanych raz. Faktura trafia do KSeF jednym przyciskiem.
Moduły systemu Transportmatic
Każdy moduł korzysta z tych samych danych. Zlecenie wpisane raz zasila realizacje, dokumenty, mapę, faktury, koszty i raporty.
Zlecenia transportowe
Trasa z oknami czasowymi, ładunki, wartość, warunki, planer PTV z opłatami drogowymi, szablony i odczyt zleceń przez AI.
SzczegółyRealizacje
Realizacje własne (pojazd, naczepa, kierowca) i obce (przewoźnik, fracht, zlecenie dla przewoźnika) z kontrolą kosztów i kolizji.
SzczegółyMapa, harmonogram i ETA
Pozycje pojazdów, plan floty według pojazdów lub kierowców, zlecenia do przypisania i przewidywany czas przyjazdu.
SzczegółyFlota
Pojazdy i kierowcy z danymi technicznymi, wyposażeniem, terminami, niedostępnościami, dokumentami i danymi telematyki.
SzczegółyKontrahenci
Klienci i przewoźnicy z weryfikacją VAT, danymi rejestrowymi, OCP, osobami kontaktowymi, zadaniami i limitem kupieckim.
SzczegółyFaktury i KSeF
Faktury ze zleceń, zbiorcze, korekty, proformy i noty. Wysyłka FA(3) do KSeF, kursy NBP, płatności częściowe.
SzczegółyKoszty
Koszty ręczne, odczytane przez AI i pobrane z KSeF, przypisywane do realizacji, pojazdów i kart drogowych.
SzczegółyKarty drogowe i przepinki
Rozliczenie wyjazdów z przebiegiem i czasem pracy oraz planowanie wymiany naczep między zestawami.
SzczegółyAplikacja kierowcy
Trasa i punkty w telefonie, GPS także w tle, automatyczne potwierdzanie punktów i zdjęcia dokumentów.
SzczegółyRaporty i pulpit
Rentowność zleceń, marża spedytorów, należności klientów, wykorzystanie floty, eksport do CSV.
SzczegółyAsystent AI
Pytania o dane w języku naturalnym i przygotowanie operacji wykonywanych po potwierdzeniu użytkownika.
SzczegółyAdministracja
Firmy własne, użytkownicy i role, numeracja dokumentów, integracje i język interfejsu.
SzczegółyOd zapytania klienta do zapłaty w ośmiu krokach
Transportmatic prowadzi zespół przez cały cykl życia przewozu. Każdy etap korzysta z danych wprowadzonych wcześniej.
Zlecenie
Spedytor wprowadza zlecenie ręcznie, z szablonu albo wczytuje PDF klienta przez AI.
Wycena trasy
Planer PTV podaje dystans, czas jazdy, opłaty drogowe i ograniczenia dla ciężarówek.
Przyjęcie
System sprawdza kompletność danych i limit kredytu kupieckiego, nadaje numer.
Realizacja
Przypisanie własnego zestawu albo przewoźnika z wysyłką zlecenia dla przewoźnika.
Monitoring
Pozycja z telematyki lub aplikacji kierowcy, ETA co 30 minut, automatyczne punkty.
Dokumenty
CMR i zdjęcia dokumentów od kierowcy w załącznikach realizacji.
Faktura i KSeF
Faktura ze zlecenia lub zbiorcza, wysyłka FA(3) do KSeF, faktury kosztowe z KSeF.
Zapłata i raport
Rejestracja wpłat, odnowienie limitu kupieckiego, marża i rentowność w raportach.
Najważniejsze obszary systemu
Zlecenie transportowe z planerem trasy i symulacją czasu pracy
Formularz zlecenia prowadzi spedytora przez wszystkie dane potrzebne do wykonania i rozliczenia przewozu. Planer PTV wyznacza trasę dla wybranego profilu pojazdu, a symulacja według rozporządzenia 561/2006 pokazuje, ile dni potrwa przewóz przy pojedynczej lub podwójnej obsadzie.
- Punkty załadunku, rozładunku, odprawy celnej i pośrednie z oknami czasowymi
- Słownik ładunków: palety EUR, Gitterbox, big-bag, kontener 20' i inne
- Opłaty drogowe i naruszenia ograniczeń dla ciężarówek na trasie
- Odczyt zlecenia z PDF, zdjęcia lub treści maila przez AI
- Szablony powtarzalnych zleceń
Flota własna i przewoźnicy w jednym procesie
Do każdego zlecenia dodasz jedną lub kilka realizacji. Realizacja własna wykorzystuje Twój ciągnik, naczepę i kierowcę. Realizacja obca zleca przewóz przewoźnikowi i generuje dla niego dokument bez danych Twojego klienta.
- Ostrzeżenia o kolizjach pojazdów, naczep, kierowców i ich niedostępności
- Kontrola polisy OCP i blokada niezweryfikowanych przewoźników
- Koszty planowane i rzeczywiste z faktur przewoźników
- Postęp realizacji z punktami odznaczanymi ręcznie lub przez GPS
Mapa floty, harmonogram i ETA w jednym widoku
Dyspozytor widzi pozycje pojazdów, plan floty i listę zleceń czekających na przypisanie. Panel ETA pokazuje każdą realizację w trakcie z prognozą przyjazdu i rezerwą albo opóźnieniem względem okna rozładunku.
- ETA liczona trasą z przerwami i odpoczynkami kierowcy
- Pozostały czas jazdy z tachografu przez telematykę
- Harmonogram pojazdów lub kierowców z serwisami i urlopami
- Powiadomienie spedytora o zagrożonym terminie
Kierowca w systemie, bez telefonów i wiadomości
Aplikacja kierowcy pokazuje aktualną realizację z mapą trasy i punktami. Na Androidzie wysyła pozycję także w tle, a po dojechaniu w promień 300 metrów od punktu sama potwierdza załadunek lub rozładunek.
- Realizacje aktualne, przyszłe i zakończone
- Zdjęcia CMR i POD trafiające do realizacji
- Pozycja z telefonu wykorzystywana w ETA jak telematyka
- Interfejs polski i angielski
Faktury, KSeF i kontrola należności
Faktura powstaje ze zlecenia z kompletem danych, a faktura zbiorcza łączy wiele zleceń jednego klienta. Wysyłka do KSeF w strukturze FA(3) odbywa się z poziomu karty faktury. Płatności częściowe i przeterminowania są widoczne od razu w limicie kupieckim klienta.
- Faktura VAT, korekta, proforma, nota obciążeniowa i uznaniowa
- Kurs NBP z dnia poprzedzającego sprzedaż
- Odwrotne obciążenie, eksport usług, WDT z adnotacjami
- Faktury kosztowe z KSeF przypisywane do przewozów
Klienci i przewoźnicy zweryfikowani przed współpracą
Karta kontrahenta łączy dane rejestrowe, status VAT, rachunki z białej listy, polisę OCP, osoby kontaktowe i całą historię współpracy. Limit kredytu kupieckiego chroni przed przyjmowaniem zleceń od klientów, którzy zalegają z płatnościami.
- Weryfikacja VAT w białej liście MF lub VIES
- Dane rejestrowe, finansowe i wskaźniki ryzyka z BizRaport
- Historia obciążeń i spłat limitu kupieckiego
- Notatki, zadania i załączniki
Tak wygląda praca w Transportmatic
Zrzuty wykonane w organizacji demonstracyjnej. Kliknij, aby powiększyć.
Transportmatic a arkusz kalkulacyjny i poczta e-mail
Wiele spedycji zaczyna od arkusza i skrzynki pocztowej. To wystarcza do kilku zleceń tygodniowo, ale przy większej skali kosztuje czas i pieniądze.
| Obszar | Arkusz i e-mail | Transportmatic |
|---|---|---|
| Dane zlecenia | Kopie w wielu plikach i wiadomościach | Jedna karta zlecenia z historią zmian |
| Wycena trasy | Ręczne liczenie kilometrów i myta | Planer PTV z opłatami drogowymi |
| Dokumenty | Przepisywanie do szablonów | PDF zlecenia, CMR i zlecenia przewoźnika z danych |
| Terminowość | Telefony do kierowców | ETA co 30 minut i powiadomienia |
| Należności | Osobne zestawienia, brak blokady | Limit kupiecki blokujący przyjęcie zlecenia |
| KSeF | Osobny program | Wysyłka i odbiór faktur w systemie |
| Marża | Znana po zamknięciu miesiąca | Na bieżąco na zleceniu i w raportach |
| Dostęp do danych | Pliki kopiowane na dyski | Role, uprawnienia i dziennik zmian |
Połączenia z usługami, których używa branża
KSeF
Wysyłka faktur FA(3) i pobieranie faktur kosztowych, osobny token dla każdej firmy.
PTV
Trasy dla ciężarówek, opłaty drogowe, ograniczenia ruchu i mapy.
ZF SCALAR / Transics
Pozycje pojazdów, przebieg, paliwo i liczniki tachografu.
NBP
Kursy średnie walut do faktur, limitów kupieckich i raportów.
Biała lista VAT i VIES
Status VAT kontrahentów z Polski i UE oraz kontrola rachunków.
BizRaport
Dane rejestrowe, finansowe i wskaźniki ryzyka kontrahentów.
Claude AI
Odczyt zleceń i faktur z dokumentów oraz asystent w panelu.
Konektor MCP
Dostęp do danych TMS z asystenta Claude z uprawnieniami użytkownika.
Dane firmy pod kontrolą
Dane spedycji – ceny, klienci, przewoźnicy – to jej najważniejszy kapitał. Transportmatic ogranicza dostęp do nich według ról i rejestruje zmiany.
Bezpieczeństwo danych- Izolacja organizacji – dane każdej firmy są automatycznie oddzielone na poziomie dostępu do bazy.
- Role i zakres dostępu – administrator, manager, spedytor i kierowca widzą tylko to, czego potrzebują.
- Ochrona logowania – blokada konta po nieudanych próbach i ograniczenie liczby żądań.
- Historia zmian – kto, kiedy i co zmienił na zleceniu, kontrahencie i fakturze.
- Szyfrowane połączenie – komunikacja przez HTTPS.
Jak uruchamiamy Transportmatic w firmie
Analiza
Poznajemy sposób pracy zespołu, model działalności i dokumenty.
Konfiguracja
Firmy własne, użytkownicy, numeracja, KSeF, telematyka i integracje.
Dane i szkolenie
Kontrahenci i flota w systemie, szkolenie spedytorów i kierowców.
Start i wsparcie
Pierwsze zlecenia z naszym udziałem i rozwój systemu.
Dokumentacja i materiały
Instrukcja obsługi
Dwadzieścia rozdziałów krok po kroku – od konfiguracji organizacji po asystenta AI, ze zrzutami ekranu.
Przejdź do instrukcjiNajczęstsze pytania
Odpowiedzi o funkcje, KSeF, ETA, aplikację kierowcy, należności, bezpieczeństwo i wdrożenie.
Przejdź do FAQSłownik pojęć
CMR, ETA, KSeF, FA(3), OCP, przepinka, karta drogowa i inne pojęcia transportu i spedycji.
Przejdź do słownikaPytania o system
Czym jest system TMS?
TMS (Transport Management System) to oprogramowanie do zarządzania transportem. Obejmuje przyjmowanie zleceń, planowanie przewozów, przydział pojazdów, kierowców i przewoźników, monitoring realizacji, dokumenty przewozowe, fakturowanie i rozliczenia. Transportmatic łączy te obszary w jednym systemie działającym w przeglądarce.
Dla kogo przeznaczony jest Transportmatic?
Dla firm spedycyjnych zlecających przewozy przewoźnikom, dla przewoźników z własną flotą oraz dla firm, które łączą oba modele. System obsługuje też grupy spółek, w których jeden zespół pracuje na kilku firmach z osobną numeracją dokumentów i osobną konfiguracją KSeF.
Jakie moduły zawiera system?
Zlecenia z planerem trasy, realizacje własne i obce, mapę z harmonogramem floty i ETA, flotę (pojazdy, kierowcy, terminy, niedostępności), kontrahentów z kredytem kupieckim, faktury z KSeF, koszty, karty drogowe, przepinki naczep, punkty POI, raporty, powiadomienia, asystenta AI oraz aplikację mobilną kierowcy. Pełny opis znajdziesz na stronie Funkcje.
Czy system wymaga instalacji?
Nie. Panel działa w przeglądarce internetowej na komputerze. Aplikacja kierowcy jest dostępna jako aplikacja na Androida oraz jako wersja uruchamiana w przeglądarce telefonu.
Czy Transportmatic działa w języku angielskim?
Tak. Interfejs panelu i aplikacji kierowcy jest dostępny po polsku i po angielsku. Każdy użytkownik wybiera język w swoim profilu, a aplikacja kierowcy dobiera język według ustawień telefonu. Dokumenty PDF i wiadomości systemowe są generowane po polsku.
Czy można pracować na kilku firmach jednocześnie?
Tak. W jednej organizacji można prowadzić wiele firm własnych. Każda ma własne dane rejestrowe, rachunki bankowe, walutę rozliczeniową, numerację dokumentów i token KSeF. Użytkownikom przypisuje się dostęp do wybranych firm.
Czy system ma szablony zleceń?
Tak. Powtarzające się zlecenia można zapisać jako szablon i wczytać przy tworzeniu kolejnego zlecenia, co oszczędza wpisywania stałych tras, ładunków i warunków.
Zobacz Transportmatic na przykładzie Twojej firmy
Na prezentacji przejdziemy przez pełny proces: zlecenie, realizację, monitoring ETA, dokumenty i fakturę w KSeF. Odpowiemy na pytania o wdrożenie i integracje.