Instrukcja obsługi systemu TMS Transportmatic

Logowanie i pulpit

Po zalogowaniu pulpit pokazuje stan operacyjny i finansowy firmy: zlecenia według statusów, marżę okresu, należności, wykorzystanie floty i zbliżające się terminy.

1. Otwórz adres panelu w przeglądarce i zaloguj się adresem e-mail oraz hasłem otrzymanym w zaproszeniu.
2. Jeśli nie pamiętasz hasła, użyj opcji resetu – link do ustawienia nowego hasła przyjdzie na e-mail i jest ważny 2 godziny.
3. Na pulpicie sprawdź liczbę zleceń w poszczególnych statusach, otwarte zlecenia, marżę okresu i należności z podziałem na wiek.
4. Sekcja alertów pokazuje terminy pojazdów i kierowców, które wygasają lub już wygasły.
5. Dzwonek w prawym górnym rogu otwiera centrum powiadomień z liczbą nieprzeczytanych wiadomości.

Profil użytkownika i język

W profilu zmienisz hasło, język interfejsu i wygenerujesz token konektora MCP do pracy z asystentem Claude.

1. Kliknij swoje imię w lewym dolnym rogu, aby otworzyć profil.
2. Wybierz język interfejsu: polski lub angielski. Zmiana działa od razu.
3. W sekcji zmiany hasła podaj obecne i nowe hasło (minimum 8 znaków). Po zmianie inne aktywne sesje zostaną wylogowane.
4. W sekcji konektora MCP nadaj nazwę i wygeneruj token. Pełny adres konektora jest wyświetlany tylko raz – skopiuj go i wklej w ustawieniach konektorów Claude.
5. Nieużywane tokeny możesz w każdej chwili odwołać.

Konfiguracja organizacji

Administrator organizacji przygotowuje system do pracy: firmy własne, użytkowników, numerację dokumentów i integracje.

Firmy własne

1. Przejdź do Firmy własne i kliknij Nowa firma.
2. Podaj nazwę, NIP, REGON, KRS i adres, wybierz walutę rozliczeniową.
3. Dodaj rachunki bankowe z numerem IBAN, kodem SWIFT i walutą – trafią na faktury.
4. Ustaw domyślne warunki i termin płatności.
5. Wskaż firmę domyślną, która będzie podstawiana w nowych zleceniach, fakturach i kosztach.

Użytkownicy i role

1. W Użytkownikach kliknij Zaproś użytkownika i podaj e-mail – osoba otrzyma link do ustawienia hasła.
2. Wybierz rolę: Administrator (pełny dostęp i ustawienia), Manager (przypisane firmy, flota, przypomnienia) lub Spedytor (własne zlecenia i kontrahenci).
3. Przypisz firmy własne, do których użytkownik ma mieć dostęp.

Numeracja

W Ustawienia → Numeracja określisz prefiks i ostatni numer dla każdej firmy i typu dokumentu: zleceń, zleceń przewoźnika, faktur, korekt, proform i not. Numeracja zeruje się z początkiem roku.

Integracje

W ustawieniach skonfigurujesz telematykę ZF SCALAR / Transics, BizRaport, odczyt AI i asystenta AI oraz włączysz moduł aplikacji kierowcy. Każdą integrację można sprawdzić przyciskiem testu połączenia.

Kontrahenci: klienci i przewoźnicy

Baza kontrahentów łączy klientów i przewoźników z weryfikacją VAT, osobami kontaktowymi, warunkami płatności i limitem kredytu kupieckiego.

1. W Kontrahentach kliknij Nowy kontrahent.
2. Zaznacz, czy firma jest klientem, przewoźnikiem, czy jednym i drugim.
3. Wpisz NIP, KRS lub REGON i kliknij Pobierz dane – jeśli skonfigurowano BizRaport, nazwa, adres i dane kontaktowe uzupełnią się automatycznie.
4. Ustaw walutę, warunki i termin płatności oraz limit kupiecki.
5. Dodaj rachunki bankowe i tagi ułatwiające wyszukiwanie.
6. Zapisz, a następnie na karcie kontrahenta dodaj osoby kontaktowe z adresami e-mail i wskaż osobę domyślną.

Karta kontrahenta

Karta pokazuje status VAT z białej listy lub VIES, wykorzystanie kredytu kupieckiego z historią obciążeń i spłat, zlecenia, faktury i koszty kontrahenta, notatki, zadania, załączniki i historię zmian. Dla przewoźnika zapiszesz polisę OCP i licencję transportową.

Flota: pojazdy i kierowcy

Moduł Flota zawiera ciągniki, naczepy, busy i auta osobowe oraz kierowców z danymi, terminami, niedostępnościami i dokumentami.

Pojazd

1. W Flocie kliknij Nowy pojazd i wybierz typ: ciągnik, naczepa, bus lub pojazd osobowy.
2. Uzupełnij rejestrację, markę, model, VIN, rok produkcji, normę Euro, rodzaj paliwa, średnie spalanie, DMC i ładowność.
3. Zaznacz wyposażenie, np. ADR, chłodnia, winda, HDS, plandeka-firanka.
4. Jeśli pojazd ma telematykę, wpisz jej identyfikator i włącz odczyt.
5. Na karcie pojazdu dodaj terminy (przegląd, OC, tachograf) i niedostępności (serwis) oraz skany dokumentów.

Kierowca

1. Kliknij Nowy kierowca i podaj dane osobowe, kontaktowe i adres.
2. Uzupełnij numer i kategorie prawa jazdy, numer karty kierowcy i identyfikator w telematyce.
3. Wybierz typ umowy, system pracy (np. 3/1, 4/1, jazda w parze) i stawkę.
4. Nadaj login i hasło do aplikacji kierowcy.
5. Dodaj terminy (badania, Kod 95, karta kierowcy, ADR) i niedostępności (urlop, zwolnienie lekarskie).

Punkty POI

Zapisz często używane miejsca – parkingi, stacje paliw, magazyny, agencje celne – i wstawiaj je do tras jednym kliknięciem.

1. W module POI kliknij Nowy POI.
2. Wybierz typ, wpisz nazwę i adres, a następnie użyj geokodowania, aby ustalić współrzędne.
3. Zapisz punkt – pojawi się na mapie modułu.
4. W formularzu zlecenia lub realizacji użyj przycisku Z POI, aby dodać punkt do trasy.

Nowe zlecenie z planerem trasy

Zlecenie od klienta zawiera trasę z oknami czasowymi, ładunek, wartość i warunki. Planer PTV wyznacza trasę z czasem jazdy i opłatami drogowymi.

1. W Zleceniach kliknij Nowe zlecenie. Możesz też wczytać szablon lub dokument przez AI.
2. Wybierz firmę własną, klienta i osobę kontaktową, wpisz referencję klienta.
3. Dodaj punkty trasy: załadunek, rozładunek, odprawę celną lub punkt pośredni. Dla każdego podaj adres i okno czasowe. Kolejność zmienisz przeciągając punkty.
4. Dodaj pozycje ładunku z rodzaju (np. paleta EUR, Gitterbox, kontener 20'), ilością, wagą i wymiarami.
5. Wpisz wartość dla klienta, walutę, stawkę VAT, formę i termin płatności oraz warunki.
6. W panelu mapy wybierz profil pojazdu i kliknij Wytycz trasę. Zobaczysz dystans, czas jazdy, opłaty drogowe i ewentualne naruszenia ograniczeń dla ciężarówek.
7. Sprawdź symulację czasu pracy kierowcy według 561/2006 – oś czasu z jazdą, przerwami i odpoczynkami oraz przewidywany przyjazd.
8. Zapisz zlecenie. Możesz je też zapisać jako szablon.

Przyjęcie zlecenia i dokumenty

Przyjęcie nadaje zleceniu numer i sprawdza limit kredytu kupieckiego. Z karty zlecenia pobierzesz PDF zlecenia i list CMR.

1. Na karcie zlecenia w statusie Szkic kliknij Przyjmij.
2. System sprawdzi kompletność danych: klienta, firmę własną, co najmniej jeden załadunek i rozładunek, wartość i walutę.
3. System sprawdzi limit kupiecki klienta. Jeśli zostałby przekroczony, wyświetli kwoty i nie przyjmie zlecenia.
4. Zlecenie otrzyma numer według numeracji firmy.
5. Przyciski PDF i CMR generują dokumenty z danych zlecenia.

Karta zlecenia

Zakładki karty zawierają dane, trasę i terminy, ładunek, realizacje, finanse (marżę, koszty planowane i z faktur, stan zafakturowania), dokumenty, załączniki i historię zmian. Na dole karty znajdują się komentarze wewnętrzne zespołu, które nie trafiają do dokumentów.

Realizacja własną flotą

Realizacja własna przypisuje do zlecenia ciągnik, naczepę i kierowcę oraz planowane koszty przejazdu.

1. Na karcie zlecenia w zakładce Realizacje kliknij Realizacja własna. Zlecenie możesz też przypisać do pojazdu bezpośrednio z mapy.
2. Trasa realizacji jest kopiowana ze zlecenia – możesz ją zmienić i przeliczyć niezależnie.
3. Wybierz kierowcę, ciągnik i naczepę. Jeśli zasób jest zajęty lub niedostępny, zobaczysz ostrzeżenie i zdecydujesz, czy przypisać mimo to.
4. Wpisz planowane koszty: paliwo, wynagrodzenie, opłaty drogowe i inne.
5. Zapisz realizację i zmieniaj jej status: Zaplanuj, Rozpocznij, Zakończ.

Realizacja przez przewoźnika

Realizacja obca zleca przewóz przewoźnikowi. System generuje zlecenie dla przewoźnika bez danych Twojego klienta.

1. W zakładce Realizacje kliknij Realizacja obca.
2. Wybierz przewoźnika. System ostrzeże, jeśli jego polisa OCP wygasła, i nie pozwoli wybrać przewoźnika zablokowanego.
3. Wpisz cenę frachtu, walutę i warunki, uzupełnij dane kierowcy przewoźnika i numery rejestracyjne.
4. Zapisz i wyślij zlecenie dla przewoźnika e-mailem – otrzyma ono numer przy wysyłce.
5. Po wysłaniu możesz zaplanować i rozpocząć realizację.
6. Gdy przyjdzie faktura od przewoźnika, podepnij ją do realizacji – koszt rzeczywisty zastąpi planowany, a system ostrzeże o przekroczeniu.

Postęp realizacji i punkty trasy

Na karcie realizacji widać trasę, pozycję pojazdu, ETA i postęp w punktach. Punkty odznacza spedytor albo automatycznie aplikacja kierowcy.

1. Otwórz kartę realizacji w statusie W trakcie.
2. Lista punktów pokazuje planowane okna czasowe i rzeczywiste godziny odznaczenia.
3. Kliknij Odznacz przy punkcie, aby potwierdzić załadunek lub rozładunek ręcznie. Odznaczenie można cofnąć.
4. Punkty odznaczone przez aplikację kierowcy mają oznaczenie automatycznego potwierdzenia GPS.
5. Na dole karty podepniesz faktury kosztowe i dodasz komentarze wewnętrzne.

Wysyłka dokumentów e-mailem

Zlecenie, CMR, zlecenie dla przewoźnika i fakturę wyślesz z systemu w jednym oknie z gotowym załącznikiem.

1. Kliknij Wyślij zlecenie, Wyślij CMR, Wyślij zlecenie przewoźnikowi lub Wyślij na fakturze.
2. Domyślny odbiorca to osoba kontaktowa kontrahenta. Dodaj kolejnych z podpowiedzi lub wpisz adres i naciśnij Enter.
3. Popraw tytuł i treść wiadomości.
4. Wygenerowany PDF jest dołączony – możesz go odłączyć albo dodać własne pliki PDF, XLS(X) lub DOC(X) do 20 MB.
5. Kliknij Wyślij.

Mapa, harmonogram i ETA

Widok Mapa i harmonogram łączy pozycje pojazdów, plan floty, zlecenia do przypisania i panel ETA aktywnych realizacji.

1. Otwórz Mapa i harmonogram.
2. Panel ETA pokazuje każdą realizację w trakcie z przewidywanym przyjazdem i rezerwą lub opóźnieniem. Zagrożone realizacje są wyróżnione.
3. Kliknij realizację, aby podświetlić pojazd na mapie i w harmonogramie.
4. W harmonogramie przełączaj widok pojazdów lub kierowców oraz zakres: dzień, tydzień, miesiąc.
5. Lista zleceń do przypisania zawiera przyjęte zlecenia bez realizacji – kliknij pojazd i wybierz zlecenie, aby utworzyć realizację własną.

Aplikacja kierowcy

Kierowca widzi w telefonie swoje realizacje, trasę i punkty, wysyła pozycję GPS i zdjęcia dokumentów.

1. Administrator włącza moduł aplikacji kierowcy w ustawieniach organizacji.
2. W karcie kierowcy ustaw login i hasło do aplikacji.
3. Kierowca instaluje aplikację na Androidzie lub otwiera wersję w przeglądarce telefonu i loguje się.
4. Przy pierwszym uruchomieniu zezwala na dostęp do lokalizacji (także w tle) i powiadomień.
5. Realizacje przypisane do kierowcy pojawiają się w zakładkach Aktualna, Przyszłe i Zakończone.
6. W pobliżu punktu (300 m) aplikacja odznacza go automatycznie. Kierowca może też odznaczyć punkt ręcznie i dodać zdjęcie CMR.

Faktura ze zlecenia i faktura zbiorcza

Fakturę wystawisz ze zlecenia jednym kliknięciem, ręcznie lub jako fakturę zbiorczą z wielu zleceń jednego klienta.

Faktura ze zlecenia

1. Na karcie zlecenia kliknij Wystaw fakturę. Pozycja „Usługa transportowa do zlecenia” i dane nabywcy uzupełnią się automatycznie.
2. Sprawdź datę sprzedaży, termin płatności, rachunek i rodzaj VAT.
3. Kliknij Wystaw – faktura otrzyma numer. To samo zlecenie nie zostanie zafakturowane dwa razy.

Faktura zbiorcza

1. W Fakturach wybierz Faktura zbiorcza.
2. Zaznacz co najmniej dwa niezafakturowane zlecenia tego samego klienta, firmy i waluty.
3. Utwórz fakturę – każde zlecenie będzie osobną pozycją.

Inne dokumenty

Ręcznie wystawisz fakturę VAT, korektę (ze wskazaniem faktury korygowanej), proformę, notę obciążeniową i uznaniową. Dla walut obcych system pobiera kurs NBP z dnia poprzedzającego datę sprzedaży.

Wysyłka do KSeF i płatności

Wystawioną fakturę krajową wyślesz do KSeF w strukturze FA(3), a wpłaty zarejestrujesz na karcie faktury.

1. Upewnij się, że firma własna ma skonfigurowany token KSeF i wybrane środowisko.
2. Na karcie faktury kliknij Wyślij do KSeF. Możesz wcześniej obejrzeć podgląd XML.
3. Po przyjęciu faktura otrzyma numer KSeF. Możesz pobrać oryginalny XML i wizualizację w formacie KSeF.
4. Jeśli KSeF odrzuci fakturę, komunikat pojawi się przy fakturze – popraw dane i wyślij ponownie.
5. W sekcji płatności dodaj wpłatę z kwotą, datą i metodą. Status zmieni się na częściowo opłaconą lub opłaconą, a limit kupiecki klienta się zwolni.

Koszty i faktury kosztowe z KSeF

Koszty wprowadzisz ręcznie, przez odczyt AI lub z KSeF i przypiszesz do realizacji, pojazdu albo karty drogowej.

1. W Kosztach kliknij Nowy koszt lub wczytaj dokument przez AI.
2. Uzupełnij dostawcę, numer dokumentu, kwotę netto, VAT, walutę i termin płatności.
3. Przypnij koszt do realizacji, pojazdu lub karty drogowej. System podpowie realizacje pasujące po numerze zlecenia, NIP przewoźnika, kwocie i miastach trasy.
4. W zakładce Koszty z KSeF przejrzyj faktury, na których Twoja firma jest nabywcą, i przyjmij je jako koszt lub odrzuć.

Karty drogowe i przepinki

Karta drogowa rozlicza wyjazd kierowcy i pojazdu. Przepinka planuje wymianę naczep między dwiema realizacjami.

Karta drogowa

1. W Kartach drogowych utwórz kartę: kierowca, pojazd, naczepa, data, przebieg i miejsce startu.
2. Przypisz realizacje wykonane w ramach wyjazdu oraz koszty: paliwo, myto, parkingi.
3. Karta pokazuje czas pracy kierowcy – z tachografu przez telematykę lub szacowany według 561/2006.
4. Zamknij kartę, podając datę i przebieg końcowy (można pobrać z telematyki).

Przepinka

1. W Przepinkach kliknij Nowa przepinka.
2. Wybierz dwie realizacje własne z różnych zleceń, miejsce wymiany na mapie lub z POI i planowany czas.
3. System podzieli trasy i utworzy realizacje z zamienionym ciągnikiem i kierowcą – naczepa zostaje przy swoim zleceniu.

Raporty i powiadomienia

Raporty pokazują rentowność zleceń, marżę spedytorów i należności klientów. Centrum powiadomień zbiera alerty o terminach i ETA.

1. W Raportach wybierz raport: rentowność zleceń, marża per spedytor lub należności per klient.
2. Ustaw okres. Kwoty są pokazane w walutach oryginalnych i po przeliczeniu na PLN.
3. Wyeksportuj wynik do pliku CSV.
4. W Powiadomieniach przejrzyj alerty: zagrożone ETA, wygasające terminy floty, polisy OCP przewoźników i przeterminowane należności.

Asystent AI

Asystent odpowiada na pytania o dane w systemie i przygotowuje operacje, które wykonuje dopiero po Twoim potwierdzeniu.

1. Kliknij przycisk asystenta w prawym dolnym rogu ekranu.
2. Zadaj pytanie, np. „Które zlecenia z tego tygodnia nie są zafakturowane?” albo „Pokaż należności przeterminowane”.
3. Jeśli poprosisz o zmianę, np. utworzenie zlecenia lub faktury, asystent pokaże kartę akcji z przyciskami Potwierdź i Odrzuć.
4. Żadna zmiana nie zostanie zapisana bez Twojego potwierdzenia.