Problemy firm spedycyjnych i transportowych oraz sposoby ich rozwiązania
Opisujemy 32 typowe problemy, z którymi mierzą się spedytorzy, dyspozytorzy, kierowcy i działy finansowe, oraz pokazujemy, jakie konkretne mechanizmy Transportmatic je eliminują.
Obszary
- Przyjmowanie i wycena zleceń
- Planowanie floty i przewoźników
- Terminowość i kontakt z kierowcą
- Dokumenty i komunikacja
- Finanse, należności i KSeF
- Flota i kierowcy
- Zarządzanie i dane
Przyjmowanie i wycena zleceń
Pierwszy kontakt z klientem decyduje o marży. Błąd w wycenie lub w danych zlecenia przenosi się na wszystkie kolejne etapy.
Zlecenia rozproszone w mailach, arkuszach i notatkach
Szczegóły zlecenia są w kilku skrzynkach, zmiany ustalone telefonicznie nigdzie nie są zapisane, a przy nieobecności spedytora nikt nie wie, co jest w toku.
Jedna karta zlecenia dla całego zespołu
Trasa, ładunek, realizacje, dokumenty, finanse, komentarze i historia zmian w jednym miejscu, dostępne dla uprawnionych osób.
Zlecenia transportowePrzepisywanie zleceń z PDF i maili
Każde zlecenie od klienta trzeba ręcznie przepisać: adresy, daty, ładunki, kwoty. To czasochłonne i rodzi literówki.
Odczyt zlecenia przez AI
PDF, zdjęcie albo treść maila są odczytywane do formularza. Spedytor sprawdza dane i zapisuje, a plik źródłowy zostaje dołączony.
Odczyt dokumentów przez AIWycena „na oko” i niedoszacowane myto
Kilometry liczone w mapach dla samochodów osobowych i myto szacowane ryczałtem sprawiają, że trasy zagraniczne bywają nierentowne.
Planer trasy PTV dla ciężarówek
Dystans, czas jazdy i opłaty drogowe dla wybranego profilu pojazdu, z listą ograniczeń dla ciężarówek na trasie.
Planer trasyNierealne terminy obiecane klientowi
Termin dostawy podany bez uwzględnienia przerw i odpoczynków kierowcy kończy się spóźnieniem albo naruszeniem przepisów.
Symulacja czasu pracy według 561/2006
Planer rozkłada przejazd na jazdę, przerwy i odpoczynki dla pojedynczej lub podwójnej obsady i pokazuje realny czas przyjazdu.
Rozporządzenie 561/2006Powtarzalne zlecenia wpisywane od nowa
Stałe relacje dla tego samego klienta są wprowadzane za każdym razem od zera.
Szablony zleceń
Zlecenie zapisane jako szablon wczytuje się z gotową trasą, ładunkiem i warunkami.
Planowanie floty i przewoźników
Dobór zestawu lub przewoźnika to codzienna decyzja dyspozytora, która wymaga pełnej informacji o dostępności i wiarygodności.
Nie wiadomo, który zestaw jest wolny
Plan floty jest na tablicy albo w głowie dyspozytora. Pojazd w serwisie czy kierowca na urlopie wychodzi na jaw w ostatniej chwili.
Harmonogram z niedostępnościami
Harmonogram pojazdów i kierowców pokazuje realizacje, serwisy, urlopy i zwolnienia w zakresie dnia, tygodnia lub miesiąca.
Monitoring flotyPodwójnie przypisany pojazd lub kierowca
Dwóch spedytorów planuje ten sam zestaw na nakładające się przewozy.
Ostrzeżenia o kolizjach
Przy przypisaniu system wykrywa kolizje pojazdu, naczepy i kierowcy z innymi realizacjami i niedostępnościami.
Przewoźnik bez ważnego OCP
Szkoda w przewozie ujawnia, że polisa przewoźnika wygasła miesiąc wcześniej.
Kontrola OCP i blokady
Polisa OCP z datą ważności w karcie przewoźnika, ostrzeżenie przy realizacji, powiadomienie 15 dni przed wygaśnięciem i blokada przewoźnika.
Nieznany podwykonawca i ryzyko oszustwa
Nowy przewoźnik z giełdy podaje rachunek, który nie należy do firmy, albo nie jest czynnym podatnikiem VAT.
Weryfikacja kontrahenta
Biała lista VAT z porównaniem rachunków, VIES, dane rejestrowe i wskaźniki ryzyka z BizRaport, statusy weryfikacji.
Weryfikacja kontrahentówFlota własna i podwykonawcy w osobnych arkuszach
Każda grupa przewozów ma inne dokumenty i inny sposób liczenia kosztów, więc marży nie da się porównać.
Realizacje własne i obce w jednym procesie
Do zlecenia dodaje się realizację własną albo obcą. Koszty i marża liczone są tak samo w obu przypadkach.
RealizacjePuste powroty i długie rozłąki kierowców
Zestawy jadące w przeciwnych kierunkach nie mają jak wymienić ładunków w trasie.
Przepinki naczep
Planowanie wymiany naczep w punkcie na trasie, z automatycznym podziałem tras na odcinki.
PrzepinkiTerminowość i kontakt z kierowcą
Spóźniony rozładunek to kara umowna, utracone zaufanie klienta i dodatkowe koszty przestoju.
O spóźnieniu informuje klient
Klient dzwoni z pytaniem o towar, spedytor dzwoni do kierowcy, kierowca prowadzi. Nikt nie wie, czy rozładunek zmieści się w oknie.
ETA co 30 minut i powiadomienia
System przelicza przyjazd z aktualnej pozycji i czasu pracy kierowcy, oznacza termin jako zagrożony i powiadamia spedytora.
ETAPojazdy bez telematyki
Część aut nie ma modułu GPS, więc ich położenie jest nieznane.
Pozycja z aplikacji kierowcy
Telefon kierowcy przekazuje pozycję – na Androidzie także w tle – wykorzystywaną na mapie i w ETA.
Aplikacja kierowcyNie wiadomo, czy załadunek się odbył
Status przewozu aktualizuje się dopiero po telefonie lub wieczornym raporcie kierowcy.
Automatyczne potwierdzenie punktów
Aplikacja odznacza punkt po wjeździe w promień 300 m, z rzeczywistą godziną. Plan i wykonanie widać obok siebie.
Kierowca dostaje trasę w kilku wiadomościach
Adresy, godziny i numery referencyjne przychodzą SMS-em i w komunikatorach, łatwo coś pominąć.
Realizacja w telefonie kierowcy
Aktualna i przyszłe realizacje z mapą, punktami, oknami czasowymi i ładunkiem, odświeżane automatycznie.
Dokumenty i komunikacja
Dokumenty przewozowe są potrzebne do faktury. Każdy dzień opóźnienia w ich obiegu to dzień później zapłaty.
Przepisywanie CMR i zleceń dla przewoźnika
Każdy dokument jest tworzony od nowa w edytorze, a literówka w adresie rozładunku kosztuje dzień przestoju.
Dokumenty z danych zlecenia
PDF zlecenia transportowego, CMR i zlecenia dla przewoźnika powstają z danych wpisanych raz.
Przewoźnik widzi, kto jest klientem i ile płaci
Kopiowanie zlecenia klienta do przewoźnika ujawnia klienta i stawkę, co otwiera drogę do ominięcia spedycji.
Osobny dokument dla przewoźnika
Zlecenie dla przewoźnika nie zawiera danych klienta ani ceny dla klienta.
Wysyłka dokumentu to kopiowanie adresów i plików
Spedytor szuka adresu osoby kontaktowej, zapisuje PDF na dysku, dołącza do maila i pisze treść od zera.
Jedno okno wysyłki
PDF jest w załączniku, tytuł i treść gotowe, odbiorcy podpowiadani z osób kontaktowych. Można dodać pliki i adresatów.
Wysyłka dokumentówZdjęcia CMR giną w telefonach kierowców
Podpisany CMR dociera po tygodniu albo wcale, co opóźnia fakturę.
Zdjęcie z aplikacji do realizacji
Kierowca fotografuje dokument w aplikacji, a plik od razu jest w załącznikach realizacji w panelu.
Finanse, należności i KSeF
Spedycja często płaci przewoźnikowi szybciej, niż otrzymuje zapłatę od klienta. Kontrola należności decyduje o płynności.
Klient nie płaci, a zlecenia są przyjmowane
Nikt nie zestawia nieopłaconych faktur z nowymi zleceniami tego samego klienta.
Kredyt kupiecki z blokadą
Limit obejmuje faktury nieopłacone i zlecenia niezafakturowane. Zlecenie ponad limit nie zostanie przyjęte.
Kredyt kupieckiZapomniane, niezafakturowane zlecenia
Część wykonanych przewozów nie zostaje zafakturowana na czas albo wcale.
Stan zafakturowania i faktura zbiorcza
Każde zlecenie ma stan zafakturowania, lista zleceń filtruje niezafakturowane, a faktura zbiorcza łączy je w jeden dokument.
KSeF w osobnym programie
Faktury trzeba wysłać do KSeF, a faktury kosztowe pobrać i dopasować do przewozów – ręcznie, w innym narzędziu.
KSeF wbudowany w TMS
Wysyłka faktury FA(3) z karty faktury, odbiór faktur kosztowych i przypisanie ich do realizacji.
Faktury i KSeFBłędne przeliczenia walut
Kurs do faktury w euro jest wybierany ręcznie, a raporty mieszają waluty.
Kurs NBP i raporty w PLN
Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego sprzedaż zapisany na fakturze, raporty w walucie oryginalnej i w PLN.
Marża znana po zamknięciu miesiąca
Koszty przewoźników i paliwa spływają z opóźnieniem, więc nierentowne relacje i klienci są wykrywani za późno.
Marża na bieżąco
Przychód, koszty planowane i faktury kosztowe zestawione na zleceniu. Raporty rentowności i marży spedytorów z eksportem CSV.
RaportyFaktura przewoźnika wyższa niż ustalony fracht
Rozbieżność zauważa się dopiero przy płatności albo wcale.
Koszt planowany a rzeczywisty
Faktura podpięta do realizacji jest porównywana z frachtem, a przekroczenie jest sygnalizowane.
Flota i kierowcy
Przeoczony termin we flocie to mandat, wyłączony z pracy pojazd lub kierowca, który nie może ruszyć w trasę.
Przeterminowany przegląd lub uprawnienia
Terminy OC, przeglądów, tachografu, Kodu 95 i badań są w kalendarzach różnych osób.
Terminy z przypomnieniami
Każdy pojazd i kierowca ma listę terminów. Codzienne powiadomienia obejmują terminy do 30 dni i przeterminowane.
FlotaNieznany koszt przejazdu własnym autem
Paliwo, opłaty i parkingi nie są przypisane do konkretnych przewozów.
Koszty na realizacji i karcie drogowej
Koszty planowane na realizacji, faktury kosztowe i wydatki wyjazdu przypisane do karty drogowej.
Karty drogoweRęczne rozliczanie kart drogowych
Przebiegi i czas pracy kierowcy są przepisywane z tachografu i licznika.
Dane z telematyki
Przebieg i liczniki tachografu pobierane z telematyki, a bez niej czas pracy szacowany według 561/2006.
Zarządzanie i dane
Wraz ze wzrostem firmy rośnie liczba osób z dostępem do danych i liczba miejsc, w których te dane są przechowywane.
Kilka spółek, jeden zespół
Spedycja działa na kilku firmach z osobną numeracją i rachunkami, co w arkuszach kończy się pomyłkami na dokumentach.
Wiele firm własnych
Każda firma ma własne dane, numerację, rachunki, walutę i KSeF. Użytkownicy widzą tylko przypisane firmy.
Firmy własneKto i kiedy zmienił stawkę?
Zmiana w arkuszu nie zostawia śladu, a przy sporze z klientem nie da się odtworzyć ustaleń.
Historia zmian i komentarze
Zmiany zleceń, kontrahentów i faktur są zapisywane z autorem i datą. Ustalenia zespołu trafiają do komentarzy wewnętrznych.
Dane klientów na prywatnych dyskach
Arkusze z cenami i kontaktami są wysyłane mailem i kopiowane na laptopy, bez kontroli dostępu.
Role i izolacja danych
Dostęp według ról, zakres danych spedytora ograniczony do jego zleceń i kontrahentów, odizolowane dane organizacji.
BezpieczeństwoSzukanie informacji zajmuje czas
Pytanie „ile mamy niezafakturowanych zleceń dla klienta X” wymaga zestawienia kilku plików.
Asystent AI
Pytania w języku naturalnym o zlecenia, należności, flotę i rentowność, z odpowiedzią opartą na danych w systemie.
Asystent AIIle kosztują te problemy
Koszty rozproszonej pracy rzadko pojawiają się w jednym miejscu księgowości. Rozkładają się na czas zespołu, kary umowne, opóźnione wpływy i trasy wycenione poniżej kosztów.
Czas spedytora
Dane wpisywane raz zasilają zlecenie, dokumenty, fakturę i raporty. Czas przepisywania można przeznaczyć na obsługę klientów.
Szybsza gotówka
Faktura wystawiana ze zlecenia i kontrola limitu kupieckiego skracają drogę od przewozu do zapłaty.
Mniej kar umownych
Zagrożone terminy widoczne z wyprzedzeniem pozwalają zareagować, zanim klient naliczy karę.
Rentowne relacje
Wycena z realnym mytem i czasem jazdy oraz marża liczona na bieżąco pokazują, które trasy i którzy klienci przynoszą zysk.
Zobacz Transportmatic na przykładzie Twojej firmy
Na prezentacji przejdziemy przez pełny proces: zlecenie, realizację, monitoring ETA, dokumenty i fakturę w KSeF. Odpowiemy na pytania o wdrożenie i integracje.