Najczęstsze pytania o system TMS Transportmatic

TMS (Transport Management System) to oprogramowanie do zarządzania transportem. Obejmuje przyjmowanie zleceń, planowanie przewozów, przydział pojazdów, kierowców i przewoźników, monitoring realizacji, dokumenty przewozowe, fakturowanie i rozliczenia. Transportmatic łączy te obszary w jednym systemie działającym w przeglądarce.

Dla firm spedycyjnych zlecających przewozy przewoźnikom, dla przewoźników z własną flotą oraz dla firm, które łączą oba modele. System obsługuje też grupy spółek, w których jeden zespół pracuje na kilku firmach z osobną numeracją dokumentów i osobną konfiguracją KSeF.

Zlecenia z planerem trasy, realizacje własne i obce, mapę z harmonogramem floty i ETA, flotę (pojazdy, kierowcy, terminy, niedostępności), kontrahentów z kredytem kupieckim, faktury z KSeF, koszty, karty drogowe, przepinki naczep, punkty POI, raporty, powiadomienia, asystenta AI oraz aplikację mobilną kierowcy. Pełny opis znajdziesz na stronie Funkcje.

Nie. Panel działa w przeglądarce internetowej na komputerze. Aplikacja kierowcy jest dostępna jako aplikacja na Androida oraz jako wersja uruchamiana w przeglądarce telefonu.

Tak. Interfejs panelu i aplikacji kierowcy jest dostępny po polsku i po angielsku. Każdy użytkownik wybiera język w swoim profilu, a aplikacja kierowcy dobiera język według ustawień telefonu. Dokumenty PDF i wiadomości systemowe są generowane po polsku.

Tak. W jednej organizacji można prowadzić wiele firm własnych. Każda ma własne dane rejestrowe, rachunki bankowe, walutę rozliczeniową, numerację dokumentów i token KSeF. Użytkownikom przypisuje się dostęp do wybranych firm.

Tak. Powtarzające się zlecenia można zapisać jako szablon i wczytać przy tworzeniu kolejnego zlecenia, co oszczędza wpisywania stałych tras, ładunków i warunków.

Szkic, Przyjęte, W realizacji, Zrealizowane, Zamknięte oraz Anulowane. Zlecenie przechodzi w status W realizacji automatycznie, gdy jego realizacja zostanie zaplanowana. Zrealizowane może zostać dopiero wtedy, gdy wszystkie realizacje są zakończone.

Realizacja własna jest wykonywana Twoim pojazdem, naczepą i kierowcą. Realizacja obca jest zlecana przewoźnikowi: wskazujesz przewoźnika, cenę frachtu, warunki i dane kierowcy przewoźnika, a system generuje zlecenie dla przewoźnika. Jedno zlecenie może mieć kilka realizacji.

Tak. Planer trasy oparty na PTV wyznacza trasę dla wybranego profilu pojazdu (od busa do ciągnika 40 t), podaje dystans, czas jazdy i opłaty drogowe. Pokazuje też naruszenia ograniczeń dla ciężarówek na trasie, np. zakazy ruchu czy ograniczenia parametrów pojazdu.

Tak, jeśli w organizacji włączono odczyt AI. Wgrywasz PDF, zdjęcie albo wklejasz treść wiadomości, a system rozpoznaje klienta, referencję, wartość, walutę, punkty trasy z datami i ładunki. Dane trafiają do formularza do sprawdzenia, a plik źródłowy zostaje dołączony jako załącznik.

Nie. Dokument PDF dla przewoźnika nie zawiera danych klienta ani ceny dla klienta. Przewoźnik widzi trasę, ładunek, swoją stawkę i warunki.

Tak. Przy przypisaniu pojazdu, naczepy lub kierowcy system sprawdza nakładające się realizacje oraz niedostępności (serwis, urlop, zwolnienie lekarskie) i wyświetla ostrzeżenie. Decyzję, czy przypisać mimo to, podejmuje spedytor.

Przepinka to wymiana naczep między dwoma zestawami w trakcie przewozu. W Transportmatic wskazujesz dwie realizacje własne, miejsce na mapie lub punkt POI i planowany czas, a system dzieli trasy na odcinki i tworzy realizacje z zamienionym ciągnikiem i kierowcą.

ETA (przewidywany czas przyjazdu) jest liczona trasą PTV z aktualnej pozycji pojazdu do miejsca rozładunku. Do czasu jazdy system dolicza obowiązkowe przerwy i odpoczynki według rozporządzenia 561/2006. Jeśli dostępne są dane z tachografu przez telematykę, uwzględnia rzeczywisty pozostały czas jazdy kierowcy.

Dla realizacji w trakcie system automatycznie sprawdza ETA co 30 minut. Wynik to: na czas (z rezerwą), zagrożona (z prognozowanym opóźnieniem) albo brak danych, gdy nie ma aktualnej pozycji pojazdu.

Z telematyki ZF SCALAR / Transics albo z aplikacji mobilnej kierowcy. Pozycja z aplikacji jest wykorzystywana tak samo jak pozycja z telematyki, jeśli sygnał nie jest starszy niż 30 minut.

Spedytor przypisany do zlecenia otrzymuje powiadomienie w centrum powiadomień systemu, maksymalnie raz dziennie dla danej realizacji. Zagrożone realizacje są też wyróżnione w panelu ETA na mapie.

Tak. Harmonogram w widoku pojazdów lub kierowców pokazuje realizacje oraz niedostępności: serwis pojazdu, urlop i zwolnienie lekarskie kierowcy. Zakres można przełączać między dniem, tygodniem i miesiącem.

Na telefonach z Androidem jako instalowana aplikacja oraz na dowolnym smartfonie w przeglądarce. Wersja na Androida wysyła pozycję także w tle, przy wygaszonym ekranie.

Administrator lub manager nadaje kierowcy login i hasło w jego karcie w module Flota. Aplikacja działa tylko wtedy, gdy moduł aplikacji kierowcy jest włączony w organizacji i kierowca ma status aktywny.

Nie. Kierowca widzi wyłącznie swoje realizacje: trasę, punkty z oknami czasowymi, ładunek i postęp. Nie ma dostępu do panelu firmy, cen ani danych innych kierowców.

Gdy telefon kierowcy znajdzie się w promieniu 300 metrów od punktu załadunku lub rozładunku, aplikacja odznacza punkt jako zrealizowany z rzeczywistą godziną. Kierowca może też odznaczyć punkt ręcznie.

Kierowca wybiera realizację, robi zdjęcie aparatem lub wybiera plik i oznacza go jako CMR, POD lub inny dokument. Plik od razu pojawia się w załącznikach realizacji w panelu.

Tak. System wysyła krajowe faktury sprzedażowe do Krajowego Systemu e-Faktur w strukturze FA(3) i odczytuje nadany numer KSeF. Pobiera też faktury kosztowe, na których Twoja firma jest nabywcą, i pozwala przyjąć je jako koszt.

Fakturę VAT, korektę, fakturę proformę, notę obciążeniową i notę uznaniową. Fakturę można wystawić ręcznie, ze zlecenia albo jako fakturę zbiorczą z kilku zleceń tego samego klienta.

System pobiera kurs średni NBP (tabela A) z dnia poprzedzającego datę sprzedaży, zapisuje go na fakturze i przelicza wartość na walutę rozliczeniową firmy.

Faktura otrzymuje status odrzuconej, a komunikat z KSeF jest widoczny przy fakturze. Po poprawieniu danych fakturę można wysłać ponownie.

Tak. Przy fakturze wybierasz rodzaj VAT: krajowy, odwrotne obciążenie UE, eksport usług, WDT lub zwolniony. System dodaje odpowiednie adnotacje, a dla kontrahenta spoza Polski domyślnie proponuje odwrotne obciążenie.

Tak. Token KSeF i środowisko (testowe lub produkcyjne) konfiguruje się osobno dla każdej firmy własnej. Połączenie można sprawdzić przyciskiem testu.

To limit należności przyznany klientowi. Na wykorzystanie limitu składają się nieopłacone części faktur sprzedażowych oraz przyjęte, jeszcze niezafakturowane zlecenia. Kwoty w walutach obcych są przeliczane na PLN po kursie NBP.

System nie pozwoli przyjąć zlecenia, które przekroczyłoby limit, i wyświetli komunikat z kwotą limitu i bieżącym wykorzystaniem. Gdy klient zapłaci faktury, limit odnawia się automatycznie.

Na karcie faktury dodajesz wpłatę z kwotą, datą i metodą. System obsługuje wpłaty częściowe i oznacza fakturę jako nieopłaconą, częściowo opłaconą, opłaconą albo przeterminowaną.

Tak. Codziennie rano administratorzy i managerowie otrzymują w centrum powiadomień informacje o przeterminowanych należnościach. Raport należności pokazuje kwoty dla każdego klienta, także przeterminowane.

Tak. System sprawdza status VAT na białej liście Ministerstwa Finansów (dla firm z Polski) lub w VIES (dla firm z UE) i porównuje rachunki bankowe. Po skonfigurowaniu BizRaport karta kontrahenta pokazuje dane rejestrowe, finansowe i wskaźniki ryzyka. Kontrahenta można oznaczyć jako zweryfikowanego lub zablokować.

Dostęp zależy od roli. Administrator organizacji ma dostęp do wszystkiego, manager do przypisanych firm własnych, a spedytor do zleceń i kontrahentów, które utworzył lub do których został przypisany. Kierowca korzysta wyłącznie z aplikacji mobilnej.

Tak. Każda organizacja ma odizolowane dane, a filtrowanie odbywa się automatycznie na poziomie warstwy dostępu do bazy danych. Użytkownik jednej organizacji nie ma dostępu do danych innej.

Hasła są przechowywane w postaci skrótu BCrypt. Po kilku nieudanych próbach logowania konto jest czasowo blokowane, a liczba żądań logowania z jednego adresu jest ograniczona. Sesja wygasa po czasie, a zmiana hasła lub blokada konta unieważnia aktywne sesje.

Tak. System zapisuje utworzenie, zmiany pól, zmiany statusu i usunięcie rekordów. Historia zmian jest dostępna na karcie zlecenia, kontrahenta i faktury, z autorem i datą.

Zależy od liczby firm, użytkowników, integracji i danych do przeniesienia. Podstawowa konfiguracja (firmy, użytkownicy, numeracja, kontrahenci, flota) pozwala rozpocząć pracę na zleceniach, a integracje z KSeF i telematyką można uruchamiać równolegle. Harmonogram ustalamy po rozmowie.

Tak. Prowadzimy prezentację na danych demonstracyjnych, podczas której przechodzimy przez pełny proces od zlecenia do faktury. Napisz na info@appwise.pl lub zadzwoń pod numer +48 574 056 803.

KSeF, PTV (trasy, opłaty drogowe, mapy), ZF SCALAR / Transics (telematyka i tachograf), NBP (kursy walut), biała lista VAT i VIES (weryfikacja kontrahentów), BizRaport (dane rejestrowe i finansowe firm), Anthropic Claude (odczyt dokumentów i asystent AI) oraz serwer MCP dla konektora claude.ai.

System tworzy i rozwija appwise sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Legnicka 59c/13, NIP 894 313 03 93.