Faktury i KSeF w systemie TMS dla spedycji i transportu
Transportmatic wystawia faktury bezpośrednio ze zleceń transportowych, wysyła je do Krajowego Systemu e-Faktur w strukturze FA(3), pobiera faktury kosztowe od przewoźników i dostawców oraz pozwala przypisać je do przewozów.
KSeF w Transportmatic
- Struktura FA(3), API KSeF 2.0
- Token dla każdej firmy własnej
- Środowisko testowe i produkcyjne
- Odbiór faktur kosztowych
Faktura ze zlecenia, zbiorcza lub ręczna
Dane nabywcy, kwota, waluta, stawka VAT, termin płatności i rachunek bankowy pochodzą ze zlecenia i z ustawień firmy, więc faktura nie wymaga przepisywania.
Faktura ze zlecenia
Jedno kliknięcie na karcie zlecenia tworzy fakturę z pozycją usługi transportowej. System nie pozwoli zafakturować tego samego zlecenia dwa razy.
Faktura zbiorcza
Łączy co najmniej dwa niezafakturowane zlecenia tego samego klienta, firmy i waluty – każde zlecenie jest osobną pozycją.
Inne dokumenty
Korekta ze wskazaniem faktury korygowanej, proforma, nota obciążeniowa i nota uznaniowa z osobną numeracją.
| Rodzaj VAT | Zastosowanie |
|---|---|
| Krajowy | Usługi dla polskich kontrahentów, faktura wysyłana do KSeF |
| Odwrotne obciążenie UE | Usługi dla firm z innych krajów UE, z adnotacją na fakturze; domyślny dla kontrahentów spoza Polski |
| Eksport usług | Usługi dla kontrahentów spoza UE |
| WDT | Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów |
| Zwolniony | Sprzedaż zwolniona z VAT |
Faktura w KSeF jednym przyciskiem
Po wystawieniu faktury krajowej przycisk Wyślij do KSeF generuje plik XML w strukturze FA(3), szyfruje go i przesyła w sesji interaktywnej. Po przyjęciu faktura otrzymuje numer KSeF.
- Podgląd XML przed wysyłką
- Termin płatności i rachunek bankowy (IBAN, SWIFT) w sekcji płatności
- Status KSeF na liście faktur: do wysłania, wysłana, przyjęta, odrzucona
- Komunikat błędu przy fakturze odrzuconej i ponowna wysyłka
- Pobranie oryginalnego XML i wizualizacji faktury w formacie KSeF
Faktury kosztowe od przewoźników i dostawców
Zakładka Koszty z KSeF pobiera faktury z ostatnich dwóch miesięcy, na których Twoja firma jest nabywcą. Każdą fakturę możesz obejrzeć, przyjąć jako koszt albo odrzucić.
- Automatyczne dopasowanie lub utworzenie kontrahenta po NIP
- Podpowiedź realizacji pasującej do faktury: numer zlecenia, NIP przewoźnika, kwota, miasta trasy
- Przypisanie do realizacji, pojazdu lub karty drogowej
- Koszt od razu wpływa na marżę zlecenia
Faktury w euro i innych walutach
Faktury wystawia się m.in. w PLN, EUR, USD, GBP, CHF i CZK. System pobiera kurs średni NBP (tabela A) z dnia poprzedzającego datę sprzedaży, zapisuje kurs i datę tabeli na fakturze i przelicza wartość na walutę rozliczeniową firmy. Raporty pokazują kwoty w walucie oryginalnej i w PLN.
Rejestr wpłat i stan należności
Na karcie faktury rejestruje się wpłaty z kwotą, datą i metodą, także częściowe. Faktura ma stan nieopłacona, częściowo opłacona, opłacona lub przeterminowana. Zapłata od razu zmniejsza wykorzystanie kredytu kupieckiego klienta.
Kredyt kupiecki i należnościJak uruchomić KSeF w Transportmatic
Token
Wygeneruj token w aplikacji podatnika KSeF dla firmy.
Firma własna
W ustawieniach firmy wklej token i wybierz środowisko testowe lub produkcyjne.
Test
Sprawdź połączenie przyciskiem testu.
Wysyłka
Wystaw fakturę i wyślij ją do KSeF z karty faktury.
Każda firma własna w organizacji ma osobny token KSeF, numerację i rachunki, dzięki czemu jeden zespół może fakturować w imieniu kilku spółek.
Pytania o faktury i KSeF
Czy Transportmatic obsługuje KSeF?
Tak. System wysyła krajowe faktury sprzedażowe do Krajowego Systemu e-Faktur w strukturze FA(3) i odczytuje nadany numer KSeF. Pobiera też faktury kosztowe, na których Twoja firma jest nabywcą, i pozwala przyjąć je jako koszt.
Jakie dokumenty sprzedażowe można wystawić?
Fakturę VAT, korektę, fakturę proformę, notę obciążeniową i notę uznaniową. Fakturę można wystawić ręcznie, ze zlecenia albo jako fakturę zbiorczą z kilku zleceń tego samego klienta.
Jak przeliczane są faktury w walutach obcych?
System pobiera kurs średni NBP (tabela A) z dnia poprzedzającego datę sprzedaży, zapisuje go na fakturze i przelicza wartość na walutę rozliczeniową firmy.
Co się stanie, gdy KSeF odrzuci fakturę?
Faktura otrzymuje status odrzuconej, a komunikat z KSeF jest widoczny przy fakturze. Po poprawieniu danych fakturę można wysłać ponownie.
Czy można obsługiwać odwrotne obciążenie i eksport usług?
Tak. Przy fakturze wybierasz rodzaj VAT: krajowy, odwrotne obciążenie UE, eksport usług, WDT lub zwolniony. System dodaje odpowiednie adnotacje, a dla kontrahenta spoza Polski domyślnie proponuje odwrotne obciążenie.
Czy każda firma w grupie może mieć własny token KSeF?
Tak. Token KSeF i środowisko (testowe lub produkcyjne) konfiguruje się osobno dla każdej firmy własnej. Połączenie można sprawdzić przyciskiem testu.
Zobacz Transportmatic na przykładzie Twojej firmy
Na prezentacji przejdziemy przez pełny proces: zlecenie, realizację, monitoring ETA, dokumenty i fakturę w KSeF. Odpowiemy na pytania o wdrożenie i integracje.