Funkcje systemu TMS Transportmatic

Zlecenia transportowe

Zlecenie jest centralnym obiektem systemu. Zawiera wszystko, czego potrzeba do wykonania i rozliczenia przewozu: firmę własną, klienta i osobę kontaktową, numer i referencję klienta, trasę, ładunek, wartość, walutę, stawkę VAT, formę i termin płatności, warunki oraz opiekuna ze strony spedycji.

Trasa i ładunek

• Punkty trasy typu załadunek, rozładunek, odprawa celna i punkt pośredni, każdy z adresem, współrzędnymi, oknem czasowym od–do i uwagami.
• Kolejność punktów zmieniana przeciąganiem, punkty dodawane z listy POI, geokodowanie adresu wpisanego w jednej linii.
• Pozycje ładunku z opisem, ilością, wagą, wymiarami i rodzajem opakowania. Słownik zawiera m.in. paletę EUR, paletę przemysłową, półpaletę, Gitterbox, big-bag, beczkę 200 l, karton i kontener 20'.

Statusy i kontrola

Zlecenie przechodzi przez statusy: Szkic, Przyjęte, W realizacji, Zrealizowane, Zamknięte lub Anulowane. Przy przyjęciu system sprawdza kompletność danych (klient, firma, co najmniej jeden załadunek i rozładunek, wartość, waluta) oraz limit kredytu kupieckiego klienta, a następnie nadaje numer według numeracji firmy. Status W realizacji ustawia się automatycznie po zaplanowaniu realizacji, a Zrealizowane jest możliwe dopiero po zakończeniu wszystkich realizacji.

Karta zlecenia

Karta zawiera zakładki: dane, trasa i terminy, ładunek, realizacje, finanse, dokumenty, załączniki i historia zmian. Zakładka finansów zestawia przychód, koszty planowane i rzeczywiste z faktur przewoźników, marżę oraz stan zafakturowania (niezafakturowane, częściowo, zafakturowane). Na dole karty zespół prowadzi komentarze wewnętrzne, które nie pojawiają się na dokumentach ani w wiadomościach do klientów.

Lista zleceń i szablony

Lista zleceń pozwala wyszukiwać po numerze i referencji oraz filtrować po statusie, firmie, kliencie i stanie fakturowania. Powtarzalne zlecenia zapisuje się jako szablony i wczytuje przy tworzeniu kolejnych.

Planer trasy PTV i czas pracy kierowcy

Planer trasy korzysta z usług PTV i wyznacza przejazd dla wybranego profilu pojazdu: samochód osobowy, bus do 3,5 t, ciężarówka 7,49 t, ciężarówka 11,99 t lub ciągnik 40 t. Można wybrać trasę najszybszą lub krótszą, unikać dróg płatnych, autostrad, promów i transportu kolejowego, wskazać normę emisji spalin oraz obsadę pojedynczą lub podwójną.

• Wynik: dystans, czas jazdy, opłaty drogowe i przebieg trasy na mapie.
• Ograniczenia dla ciężarówek: lista naruszeń na trasie z opisem i miejscem, np. zakaz ruchu, strefa tylko dla dostaw, ograniczenia parametrów pojazdu.
• Edycja na mapie: przeciąganie punktów i dodawanie punktu pośredniego kliknięciem. Po zmianie punktów trasa jest oznaczana jako nieaktualna do czasu przeliczenia.

Symulacja czasu pracy według rozporządzenia 561/2006 rozkłada przejazd na odcinki jazdy, przerwy i odpoczynki: 4,5 h jazdy ciągłej, 45 minut przerwy, 9 h dziennego czasu jazdy (dwa razy w tygodniu 10 h), 11 h odpoczynku dziennego i limity tygodniowe. Dla podwójnej obsady stosowane są odpowiednie zasady. Wynikiem jest oś czasu, liczba dni i przewidywany przyjazd.

Odczyt zleceń i kosztów przez AI

Po włączeniu odczytu AI spedytor może wgrać PDF (do 20 MB), zdjęcie JPG lub PNG albo wkleić treść wiadomości od klienta. System rozpoznaje klienta z nazwą i NIP, referencję, wartość netto, walutę, stawkę VAT, termin płatności, warunki, punkty trasy z datami i ładunki z wymiarami. Dane trafiają do formularza do sprawdzenia, a plik źródłowy zostaje dołączony jako załącznik z podglądem. W ten sam sposób wczytuje się dokumenty kosztowe.

Realizacje własne i obce

Realizacja to fizyczne wykonanie zlecenia lub jego części. Jedno zlecenie może mieć kilka realizacji, np. gdy towar jedzie dwoma autami albo część trasy wykonuje przewoźnik.

Realizacja własna

Przypisuje kierowcę, ciągnik i naczepę z floty oraz planowane koszty: paliwo, wynagrodzenie, opłaty drogowe i inne. Trasa realizacji jest kopiowana ze zlecenia i może być przeliczona niezależnie.

Realizacja obca

Wskazuje przewoźnika, cenę frachtu, walutę, warunki, dane kierowcy przewoźnika i numery rejestracyjne. System generuje zlecenie dla przewoźnika, które otrzymuje numer przy wysyłce. Dokument nie zawiera danych klienta ani ceny dla klienta. Realizacja obca może zostać zaplanowana dopiero po wysłaniu zlecenia przewoźnikowi.

Kontrola

• Statusy: nowa, zaplanowana, w trakcie, zakończona, anulowana.
• Ostrzeżenia o kolizjach pojazdu, naczepy i kierowcy z innymi realizacjami i niedostępnościami, z możliwością świadomego przypisania mimo kolizji.
• Odrzucanie przewoźników zablokowanych i ostrzeżenie o wygasłej polisie OCP.
• Faktury kosztowe podpinane do realizacji z porównaniem kosztu planowanego i rzeczywistego.
• Postęp w punktach trasy, odznaczanych w panelu lub automatycznie przez aplikację kierowcy.

Dokumenty i wysyłka e-mailem

System generuje w PDF zlecenie transportowe, list przewozowy CMR, zlecenie dla przewoźnika i faktury. Każdy dokument można wysłać z systemu w jednym oknie:

• Odbiorca domyślny to osoba kontaktowa kontrahenta, kolejnych podpowiadają osoby kontaktowe, adres firmy, a przy realizacji własnej także e-mail kierowcy.
• Tytuł i treść są przygotowane i można je zmienić.
• Wygenerowany PDF jest w załączniku. Można dodać własne pliki PDF, XLS(X), DOC(X) do 20 MB.
• Adresy są sprawdzane przed wysyłką.

Mapa, harmonogram i ETA

Widok Mapa i harmonogram łączy pozycje pojazdów z telematyki, harmonogram floty, listę zleceń do przypisania i panel ETA. Zlecenie można przypisać do pojazdu bezpośrednio z mapy. Harmonogram działa w widoku pojazdów lub kierowców, w zakresie dnia, tygodnia lub miesiąca, i pokazuje realizacje oraz niedostępności.

ETA jest liczona trasą PTV z aktualnej pozycji pojazdu do rozładunku, z symulacją czasu pracy według 561/2006 na bieżących licznikach tachografu lub limitach domyślnych. Dla realizacji w trakcie system sprawdza ETA co 30 minut. Szczegółowy opis znajdziesz na stronie Monitoring floty i ETA.

Flota: pojazdy i kierowcy

Pojazdy

Ciągniki, naczepy, busy i pojazdy osobowe ze statusem aktywny, w serwisie lub nieaktywny. Dane obejmują rejestrację, markę, model, VIN, rok produkcji, datę pierwszej rejestracji, normę Euro, rodzaj paliwa, średnie spalanie, pojemność zbiornika, DMC, ładowność, przebieg i formę własności (własność, leasing, najem). Wyposażenie: HDS, winda załadunkowa, ADR, chłodnia, izoterma, plandeka-firanka, GPS, nawigacja, lodówka postojowa, ogrzewanie postojowe.

Karta pojazdu pokazuje historię przypisań kierowców, realizacje, karty drogowe oraz dane z telematyki: prędkość, kierunek, poziom paliwa, przebieg, stan ruchu i liczniki tachografu.

Kierowcy

Dane osobowe i kontaktowe, numer i kategorie prawa jazdy, numer karty kierowcy, identyfikator w telematyce, data zatrudnienia, typ umowy (umowa o pracę, B2B, zlecenie), system pracy (3/1, 4/1, 6/2, tygodniowy, weekendowy, jazda w parze), stawka oraz login i hasło do aplikacji kierowcy.

Terminy, niedostępności i dokumenty

Dla pojazdów i kierowców prowadzi się terminy dowolnego typu (przegląd, OC, tachograf, Kod 95, ADR, badania), niedostępności (serwis, urlop, zwolnienie lekarskie) i dokumenty ze zdjęciami. Terminy wygasające w ciągu 30 dni i przeterminowane trafiają do alertów na pulpicie i do porannych powiadomień.

Kontrahenci

Jedna baza dla klientów i przewoźników. Kontrahent może być klientem, przewoźnikiem albo jednym i drugim. Dane obejmują nazwę, NIP, REGON, KRS, adres, kraj, e-mail, stronę WWW, rachunki bankowe, domyślną walutę, warunki i termin płatności, limit kupiecki i tagi. Dla przewoźnika zapisuje się polisę OCP (numer, ubezpieczyciel, suma, zakres, daty, skan) i licencję transportową.

• Weryfikacja VAT: biała lista Ministerstwa Finansów dla firm z Polski z porównaniem rachunków, VIES dla firm z UE.
• Dane z BizRaport: pobieranie danych firmy po NIP, KRS lub REGON oraz na karcie dane rejestrowe, PKD, wyniki finansowe, wskaźniki ryzyka, struktura właścicielska, powiązania i wpisy w Monitorze Sądowym.
• Status kontrahenta: niezweryfikowany, zweryfikowany lub zablokowany z podaniem powodu.
• Współpraca: osoby kontaktowe z oznaczeniem domyślnej, notatki, zadania z terminem i osobą odpowiedzialną, załączniki, historia zmian.
• Kredyt kupiecki: wykorzystanie limitu i historia obciążeń i spłat. Szczegóły na stronie Kredyt kupiecki i należności.

Faktury i KSeF

Dokumenty sprzedażowe: faktura VAT, korekta, proforma, nota obciążeniowa i nota uznaniowa. Faktura powstaje ręcznie, ze zlecenia albo jako faktura zbiorcza z co najmniej dwóch zleceń jednego klienta, firmy i waluty. Rodzaje VAT: krajowy, odwrotne obciążenie UE, eksport usług, WDT i zwolniony – z automatycznymi adnotacjami.

Dla walut obcych system pobiera kurs średni NBP z dnia poprzedzającego datę sprzedaży. Płatności rejestruje się z kwotą, datą i metodą, także częściowe. Faktury krajowe są wysyłane do KSeF w strukturze FA(3), a faktury kosztowe pobierane ze skrzynki KSeF. Opis na stronie Faktury i KSeF.

Koszty

Koszty wprowadza się ręcznie (dostawca, numer dokumentu, netto, VAT, waluta, termin płatności, skany), przez odczyt AI z dokumentu albo z faktur kosztowych pobranych z KSeF. Koszt przypina się do realizacji, pojazdu lub karty drogowej. System podpowiada pasujące realizacje na podstawie numeru zlecenia lub zlecenia przewoźnika, NIP przewoźnika, kwoty z tolerancją i z przeliczeniem kursu oraz miast na trasie.

Karty drogowe

Karta drogowa rozlicza wyjazd kierowcy i pojazdu: numer, kierowca, ciągnik, naczepa, data, przebieg i miejsce startu. Do karty przypisuje się realizacje oraz koszty paliwa, opłat drogowych i parkingów. Czas pracy kierowcy jest pobierany z tachografu przez telematykę lub szacowany według 561/2006. Zamknięcie karty wymaga daty i przebiegu końcowego, który można pobrać z telematyki.

Przepinki i punkty POI

Przepinka to wymiana naczep między dwiema realizacjami własnymi różnych zleceń. Wskazujesz miejsce na mapie lub punkt POI oraz planowany czas, a system dzieli trasy na odcinki i tworzy realizacje, w których ciągnik i kierowca są zamienieni, a naczepa pozostaje przy swoim zleceniu. Anulowanie zaplanowanej przepinki przywraca pierwotne trasy.

Punkty POI to zapisane miejsca: parkingi, stacje paliw, magazyny, punkty przeładunkowe, agencje celne i serwisy. Można je wstawiać do tras i wykorzystywać jako miejsca przepinek.

Powiadomienia

Centrum powiadomień w panelu zbiera alerty dla użytkowników:

• zagrożona ETA – dla spedytora przypisanego do zlecenia,
• terminy pojazdów i kierowców wygasające w ciągu 30 dni lub przeterminowane – codziennie o 7:00 dla administratorów i managerów,
• polisy OCP przewoźników wygasające w ciągu 15 dni,
• przeterminowane należności.

Pulpit i raporty

Pulpit pokazuje zlecenia według statusów, otwarte zlecenia, marżę okresu, należności z wiekowaniem, zobowiązania, wykorzystanie floty i alerty terminów. Spedytor widzi na nim dane swoich zleceń.

Raporty: rentowność zleceń (przychód, koszt, marża kwotowo i procentowo, w walucie oryginalnej i w PLN), marża według spedytorów i należności według klientów z kwotami przeterminowanymi. Każdy raport można wyeksportować do CSV.

Asystent AI i konektor MCP

Asystent AI w panelu odpowiada na pytania o zlecenia, kontrahentów, faktury, flotę, kolizje zasobów, należności i rentowność. Może też przygotować operacje: utworzenie i przyjęcie zlecenia, realizację, zmianę statusu realizacji, fakturę, fakturę zbiorczą, koszt, kontrahenta lub płatność. Każda taka operacja jest pokazywana jako karta akcji i wykonywana dopiero po kliknięciu Potwierdź.

Konektor MCP pozwala podłączyć Transportmatic do asystenta Claude. Każdy użytkownik generuje w profilu własny token, a konektor działa wyłącznie z jego uprawnieniami. Tokeny można odwołać w każdej chwili.

Aplikacja kierowcy

Aplikacja mobilna na Androida i w przeglądarce pokazuje kierowcy realizacje aktualne, przyszłe i zakończone, mapę trasy z punktami i oknami czasowymi oraz postęp. Wysyła pozycję GPS (na Androidzie także w tle), automatycznie odznacza punkty w promieniu 300 m i przesyła zdjęcia CMR, POD i innych dokumentów do realizacji. Więcej na stronie Aplikacja kierowcy.

Firmy własne

Organizacja może prowadzić wiele firm własnych. Każda ma nazwę, NIP, REGON, KRS, adres, walutę rozliczeniową, rachunki bankowe z IBAN i SWIFT, domyślne warunki i termin płatności, własną numerację dokumentów i token KSeF. Jedną firmę wskazuje się jako domyślną dla nowych dokumentów. Użytkownikom przypisuje się dostęp do wybranych firm.

Użytkownicy i ustawienia

• Użytkownicy: zaproszenie e-mailem, role administrator, manager i spedytor, przypisanie firm, blokowanie i odblokowanie, data ostatniego logowania.
• Numeracja: prefiks i ostatni numer dla każdej firmy i typu dokumentu (zlecenie, zlecenie przewoźnika, faktura, korekta, proforma, noty), zerowanie z początkiem roku.
• Moduły: włączanie aplikacji kierowcy, odczytu AI i asystenta AI.
• Język: polski lub angielski, wybierany przez każdego użytkownika.

Integracje

TMS a arkusz kalkulacyjny