Program dla firmy spedycyjnej
Transportmatic porządkuje pracę spedytora: od zapytania klienta, przez wybór i weryfikację przewoźnika, zlecenie dla przewoźnika i kontrolę przewozu, po fakturę w KSeF, rozliczenie kosztów i marżę na każdym zleceniu.
Najważniejsze dla spedycji
- Zlecenie dla przewoźnika bez danych Twojego klienta
- Weryfikacja VAT, OCP i blokada przewoźników
- Marża liczona na bieżąco
- Kredyt kupiecki klientów
Mniej przepisywania, więcej czasu na klientów i przewoźników
Spedytor obsługuje jednocześnie kilkanaście lub kilkadziesiąt przewozów. Każda minuta spędzona na kopiowaniu adresów i szukaniu dokumentów to minuta, której brakuje na negocjacje i pozyskanie zleceń.
Szybkie przyjęcie zlecenia
Zlecenie od klienta wczytasz z PDF lub maila przez AI albo z szablonu. Planer PTV od razu poda dystans, czas i opłaty drogowe do wyceny.
Przewoźnik w kilka minut
Realizacja obca z ceną frachtu i warunkami, zlecenie dla przewoźnika w PDF i wysyłka e-mailem bez wychodzenia z systemu.
Kontrola do końca
Postęp w punktach trasy, zdjęcia CMR, faktura przewoźnika podpięta do realizacji i marża przeliczona automatycznie.
Weryfikacja i zlecenia dla przewoźników
Baza przewoźników jest częścią bazy kontrahentów. Każdy przewoźnik ma status weryfikacji, polisę OCP z datą ważności, licencję, rachunki bankowe sprawdzone na białej liście i historię współpracy.
- Przewoźnik zablokowany nie może otrzymać realizacji
- Ostrzeżenie o wygasłej polisie OCP przy realizacji
- Powiadomienie o polisach wygasających w ciągu 15 dni
- Zlecenie dla przewoźnika bez danych klienta i ceny dla klienta
- Zmiana przewoźnika możliwa do momentu wysłania zlecenia
Marża na każdym zleceniu, a nie po zamknięciu miesiąca
Zakładka finansów na karcie zlecenia zestawia przychód od klienta z frachtem przewoźnika, kosztami planowanymi i fakturami kosztowymi. Gdy faktura przewoźnika przekracza ustalony fracht, system to sygnalizuje.
- Marża kwotowo i procentowo, w walucie zlecenia i w PLN
- Raport marży według spedytorów
- Raport rentowności zleceń z eksportem do CSV
- Podpowiedź realizacji pasujących do faktury kosztowej
Zlecenie spedycyjne w Transportmatic krok po kroku
Zapytanie
Wczytanie zlecenia klienta z dokumentu lub ręcznie, wycena trasy w planerze PTV.
Przyjęcie
Kontrola kompletności i limitu kupieckiego klienta, nadanie numeru, PDF zlecenia.
Przewoźnik
Wybór zweryfikowanego przewoźnika, cena frachtu, zlecenie dla przewoźnika wysłane e-mailem.
Przewóz
Statusy realizacji i postęp w punktach trasy potwierdzanych w panelu.
Dokumenty
CMR w załącznikach, wysyłka dokumentów klientowi z systemu.
Faktura
Faktura ze zlecenia lub zbiorcza, wysyłka do KSeF.
Koszt
Faktura przewoźnika z KSeF podpięta do realizacji, kontrola przekroczenia.
Rozliczenie
Płatność klienta, odnowienie limitu, marża w raporcie.
Praca zespołu spedytorów
Każdy widzi swoje
Spedytor ma dostęp do zleceń i kontrahentów, które utworzył lub do których został przypisany. Manager widzi przypisane firmy, a administrator całą organizację.
Zastępstwa bez straty informacji
Zmiana opiekuna zlecenia to jedno kliknięcie. Nowy opiekun ma do dyspozycji całą historię, komentarze, dokumenty i załączniki.
Komentarze wewnętrzne
Ustalenia zespołu zapisuje się przy zleceniu i realizacji. Komentarze nie trafiają na dokumenty ani do wiadomości do klientów.
Historia zmian
Każda zmiana ceny, terminu czy statusu jest zapisana z autorem i datą, co ułatwia wyjaśnianie sporów z klientami i przewoźnikami.
Pytania o zlecenia i realizacje
Jakie statusy ma zlecenie transportowe?
Szkic, Przyjęte, W realizacji, Zrealizowane, Zamknięte oraz Anulowane. Zlecenie przechodzi w status W realizacji automatycznie, gdy jego realizacja zostanie zaplanowana. Zrealizowane może zostać dopiero wtedy, gdy wszystkie realizacje są zakończone.
Czym różni się realizacja własna od obcej?
Realizacja własna jest wykonywana Twoim pojazdem, naczepą i kierowcą. Realizacja obca jest zlecana przewoźnikowi: wskazujesz przewoźnika, cenę frachtu, warunki i dane kierowcy przewoźnika, a system generuje zlecenie dla przewoźnika. Jedno zlecenie może mieć kilka realizacji.
Czy system wycenia trasę i opłaty drogowe?
Tak. Planer trasy oparty na PTV wyznacza trasę dla wybranego profilu pojazdu (od busa do ciągnika 40 t), podaje dystans, czas jazdy i opłaty drogowe. Pokazuje też naruszenia ograniczeń dla ciężarówek na trasie, np. zakazy ruchu czy ograniczenia parametrów pojazdu.
Czy mogę wczytać zlecenie od klienta z PDF lub maila?
Tak, jeśli w organizacji włączono odczyt AI. Wgrywasz PDF, zdjęcie albo wklejasz treść wiadomości, a system rozpoznaje klienta, referencję, wartość, walutę, punkty trasy z datami i ładunki. Dane trafiają do formularza do sprawdzenia, a plik źródłowy zostaje dołączony jako załącznik.
Czy zlecenie dla przewoźnika zawiera dane mojego klienta?
Nie. Dokument PDF dla przewoźnika nie zawiera danych klienta ani ceny dla klienta. Przewoźnik widzi trasę, ładunek, swoją stawkę i warunki.
Czy system ostrzega o kolizjach w planie floty?
Tak. Przy przypisaniu pojazdu, naczepy lub kierowcy system sprawdza nakładające się realizacje oraz niedostępności (serwis, urlop, zwolnienie lekarskie) i wyświetla ostrzeżenie. Decyzję, czy przypisać mimo to, podejmuje spedytor.
Co to jest przepinka i jak ją obsłużyć?
Przepinka to wymiana naczep między dwoma zestawami w trakcie przewozu. W Transportmatic wskazujesz dwie realizacje własne, miejsce na mapie lub punkt POI i planowany czas, a system dzieli trasy na odcinki i tworzy realizacje z zamienionym ciągnikiem i kierowcą.
Zobacz Transportmatic na przykładzie Twojej firmy
Na prezentacji przejdziemy przez pełny proces: zlecenie, realizację, monitoring ETA, dokumenty i fakturę w KSeF. Odpowiemy na pytania o wdrożenie i integracje.